Como responder a um pedido de proposta (RFP) efetivamente

Responder a um pedido de proposta (RFP) é semelhante ao envio de uma proposta de negócios, pois o objetivo é convencer o cliente em potencial de que sua empresa é a certa para resolver seu problema particular. Uma resposta eficaz a uma RFP requer redação precisa e demonstrou conhecimento e experiência em lidar com o assunto em questão. Os pedidos de propostas geralmente são avaliados por um grupo de diretores ou membros do conselho do comitê com experiência suficiente para confirmar ou rejeitar rapidamente as credenciais das empresas que competem pelo projeto específico. Ao responder a uma RFP, você deseja se concentrar na sua compreensão das necessidades do cliente, destacando a capacidade da sua empresa de atender a essas necessidades.

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Entenda quais serviços são necessários

Você deve entender e responder as preocupações e a expectativa do seu cliente completamente. Lembre -se de que você não pode responder da mesma maneira para cada RFP que você recebe. Certifique -se de enfatizar o que o cliente deseja e como você pode oferecer ao cliente.

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Identifique o problema e a solução

Um pedido de proposta é emitido quando ocorreu um problema ou um problema ou desafio está à frente. Em sua resposta a uma RFP, você deve delinear as habilidades, recursos e metodologias que você usará para resolver ou confrontar o problema. A maioria das agências que emitem um pedido de proposta tem requisitos específicos que devem ser atendidos. Certifique -se de apresentar um plano claro e conciso para atender a esses requisitos.

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Considere o escopo do projeto

Compreender o escopo do projeto permitirá que você prepare a melhor equipe, recursos e tempo necessário para lidar com o problema. Mantendo o escopo sempre em mente, sua resposta pode oferecer idéias e descrever a logística para resolver o problema, além de oferecer exemplos e descrições de como sua empresa superou desafios semelhantes em projetos anteriores ou, se aplicável, em projetos atuais.

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Seja realista

Não crie cenários idealistas com soluções e metodologias improváveis. Em vez disso, propor soluções reais envolvendo membros reais da equipe. Você deve incluir um cronograma e as expectativas sobre quando o projeto será iniciado e concluir. Se aplicável, sua resposta pode incluir idéias para soluções temporárias nesse meio tempo.

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Oferecer várias opções

Sempre que possível, tente apresentar maneiras alternativas de resolver o problema. Sugerindo várias opções transmitidas ao cliente que você pode lidar com condições inesperadas que podem surgir do problema.

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Enfrentar a competição

Não pense que você é o único que responde à proposta. Além de agradar o cliente, você também deve prevalecer sobre a competição. Apresente idéias reais dos benefícios de selecioná -lo contra os de outras empresas. Destaque seus pontos fortes e tente minimizar suas fraquezas. E lembre -se: é tudo sobre você; Não fale diretamente sobre seus concorrentes.

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Fornecer valor agregado

Apresentar às alternativas mais amplas do cliente que complementarão a questão específica da RFP. Sugerir outras coisas e ações que representarão economias adicionais ao cliente. Por exemplo, liste as opções de engenharia de valor que você pode usar ou descrever maneiras de economizar dinheiro ao atingir a meta geral declarada no RFP.

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Apresente sua equipe

Identifique as pessoas -chave que têm experiência em trabalhar em projetos semelhantes com a meta de RFP. Sempre que possível, inclua membros da equipe com atividades extracurriculares relevantes, treinamento e outras experiências de aprendizado. Apresente um mapa da organização sobre os recursos, a quantidade de tempo dedicada ao projeto, quando a equipe participará e quando os recursos serão retirados do projeto.

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Discuta um prazo

Apresente um período de tempo e esboço de cronogramas específicos de como o problema será resolvido ou quanto tempo durará o processo de implementação. Um cronograma do projeto P6 ou MS demonstrará sua compreensão do projeto. Se for carregado de recursos, ainda melhor.

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Fornecer referências

Identificar agências semelhantes com problemas semelhantes em que você trabalhou e os problemas, soluções e problemas específicos que você lidou. Descreva os principais players, tamanho do projeto, cronogramas, custos e problemas abordados em cada caso.