Como abordar uma carta comercial ou profissional

Nesta era de mensagens de texto e mensagens diretas, às vezes é difícil lembrar tudo o que você aprendeu na escola sobre escrever cartas formais. Você pode passar anos em sua carreira sem ter que escrever mais do que um e-mail de aparência profissional. No entanto, a redação profissional de cartas é uma habilidade importante quando você está caçando emprego, rede de carreira ou envio de outra correspondência relacionada aos negócios.

Quando se trata de busca de empregos, você precisa fazer todas as paradas para parecer profissional. Casual simplesmente não fará quando você está tentando impressionar um gerente de contratação e se destacar da sua competição. A primeira coisa que um empregador em potencial vê é como a carta é abordada; portanto, seguir as regras adequadas para abordar uma carta ou correspondência profissional é essencial para sua carreira relacionada à carreira e comunicações comerciais.

Em primeiro lugar, quando você está escrevendo uma carta ou envia uma mensagem de e -mail para fins de emprego ou negócios, é importante usar o idioma formal ao abordar o indivíduo para o qual você está escrevendo, a menos que você os conheça extremamente bem.

Se você não tiver certeza se você deve usar uma forma formal ou casual (primeiro nome) de endereço, err do lado do profissionalismo e use a designação formal.

Como abordar uma carta: Sr., Dr., EM., ou MRS.

O título apropriado a ser usado ao escrever para um homem é Sr. Para uma mulher, use MS., Mesmo se você conhece o estado civil do destinatário. EM. é mais profissional que a senhorita ou a sra., o que pode parecer desatualizado.

Para um médico ou alguém com um pH.D., Use dr. como um título. Como alternativa, você também pode usar o "Professor" se estiver escrevendo para um membro da universidade ou faculdade.

Se você não conhece a identidade de gênero da pessoa que está abordando, use uma saudação neutra em termos de gênero e simplesmente inclua o primeiro e o sobrenome, e.g., "Caro Tristan Dolan."

Exemplos de saudação de cartas

Muitas saudações de cartas são apropriadas para correspondência relacionada aos negócios e emprego, incluindo:

• querido senhor. Smith
• Querida senhorita. Markham
• Caro Kiley Doe
• Caro dr. Refúgio
• Caro Professor Jones

Siga a saudação com um cólon ou vírgula, depois use uma quebra de linha e comece o primeiro parágrafo da sua carta. Por exemplo:

querido senhor. Smith:

O primeiro parágrafo da carta.

Encontrando uma pessoa de contato

Alison Czinkota © The Balance 2018

Você não precisa saber o nome da pessoa que está abordando, mas não dói e, de fato, pode causar uma impressão positiva, especialmente se você estiver tentando marcar uma entrevista de emprego. Usar um nome pode ser um desafio, pois os empregadores geralmente não fornecem um nome de contato em um anúncio de emprego, especialmente em grandes sites de busca de emprego.

Vale a pena tentar encontrar a pessoa de contato, porque reserva um tempo para descobrir o nome da pessoa demonstrará iniciativa pessoal. Ele também mostra uma atenção aos detalhes que falarão bem para você quando seu currículo estiver sendo revisado.

A melhor maneira de encontrar o nome de um contato na empresa é perguntar. Se você estiver em rede em uma posição, pergunte ao seu contato de rede para obter o nome e o endereço de e -mail da melhor pessoa para conversar sobre a posição. Salvo isso, ligue para o número principal da empresa e peça à recepcionista o nome e as informações de contato do gerente de Recursos Humanos (RH) encarregados da contratação (ou do chefe do departamento e do departamento, etc.).

Se nenhum desses métodos funcionar, muitas vezes você pode descobrir as informações que você está procurando fazendo um pouco de investigação na Internet. Comece com o site da empresa e procure pessoal listado. Muitas vezes você verá um contato de RH na página de pessoal ou diretório da empresa.

Se isso não produzir resultados, é hora de acertar o LinkedIn e fazer uma pesquisa avançada por cargos e nomes de empresas. No processo, você pode até encontrar outra conexão com a pessoa que está procurando. Isso nunca é uma coisa ruim quando você está tentando fazer um ser humano olhar para o seu currículo.

Amostra de carta com uma pessoa de contato

Primeiro nome, ultimo nome
Seu endereço
Sua cidade, código postal do estado
Seu número de telefone
Seu email

Data

Nome de contato
Título
nome da empresa
Endereço
Cidade (*): Estado (*) Código postal

querido senhor./EM. Sobrenome,

Estou escrevendo sobre o próximo evento de networking de carreira de sua universidade. Estou interessado em reservar um estande porque estamos procurando contratar dois novos designers. 

O nome da nossa empresa é a Blue Fox Designs, e eu gostaria de me conectar com alguns de seus alunos de design e arte que se formarão este ano. Nós nos concentramos no design e decoração de interiores domésticos contemporâneos. 

Por favor, deixe -me saber se você tiver espaço no seu evento. Você pode me enviar um e -mail para [email protected] ou ligue para o meu celular em 555-555-5555.

Sinceramente,

Assinatura (para uma carta de cópia impressa)

Seu nome digitado

Quando você não tem uma pessoa de contato

Se você não tem uma pessoa de contato na empresa, deixe de fora a saudação da sua carta de apresentação e comece com o primeiro parágrafo ou use uma saudação geral. Por exemplo:

• A quem possa interessar
• querido gerente de contratação
• Caro gerente de recursos humanos
• Querido senhor ou senhora (Tenha cuidado ao usar este, pode parecer antiquado)

Siga a saudação geral com um cólon, assim:

Querido gerente de contratação:

O primeiro parágrafo da carta.

Amostra de carta sem uma pessoa de contato

Primeiro nome, ultimo nome
Seu endereço
Sua cidade, código postal do estado
Seu número de telefone
Seu email

Data

Querido gerente de contratação:

Estou escrevendo para perguntar sobre a possibilidade de qualquer vaga na Woodlynn Publishing. Especificamente, estou procurando uma posição como assistente administrativo. Tenho seis anos de experiência como assistente administrativo no Wedgewood Realty em North Grove, mas vou me mudar para sua área no próximo mês, então estou procurando uma nova posição.

Se você tiver alguma oportunidade disponível, por favor me avise. Anexei meu currículo para sua consideração. Meu atual gerente, John Anderson, e dois de meus colegas estão muito dispostos a fornecer referências para atestar minhas qualificações.

Você pode entrar em contato comigo em [email protected] ou por telefone em 555-555-5555. Estou ansioso para ouvir de você.

Sinceramente,

Assinatura (para uma carta de cópia impressa)

Seu nome digitado

Como abordar o envelope

Use um envelope de tamanho comercial (#10) para todas as correspondências enviadas, dobrando sua carta em terços.

• Seu endereço de retorno (Nome, endereço da rua, cidade, estado e código postal) deve estar no canto superior esquerdo do envelope.
• Verifique se o nome e o endereço do destinatário (Pessoa de contato, empresa, endereço de rua, cidade, estado e código postal) Estão centrados no envelope.
• Coloque o carimbo postal no canto superior direito do envelope.

Habilidades de comunicação profissional

Abordar adequadamente uma carta comercial ou profissional não é uma habilidade de que você só precisará quando estiver procurando por empregos. Depois de empregar, haverá momentos em que você precisará escrever cartas que exigem endereços e saudações formais.