Como os planejadores de eventos bem -sucedidos permanecem organizados

Seja você um planejador de eventos corporativos ou uma pessoa administrativa, o básico do planejamento de eventos exige que você tenha fortes habilidades organizacionais, de comunicação e documentação. Independentemente do seu nível de experiência, mesmo um entusiasta da hospitalidade pode fazer um evento de negócios incrível com um pouco de criatividade e muita organização ao longo do caminho. Mas quando se trata de planejamento de eventos, principalmente para planejadores de eventos movimentados com mais de um evento em seus livros, permanecer organizado pode ser um obstáculo maior do que a maioria percebe.

Como os planejadores de eventos ficam organizados

Organização é uma das muitas chaves do sucesso para a maioria dos planejadores de eventos. Não apenas o domínio das habilidades organizacionais pode levar a menos estresse, mas também pode melhorar sua criatividade como planejador de eventos, permitindo que você veja o quadro geral e pense fora da caixa, sabendo que você tem um identificador firme nos detalhes. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os planejadores de eventos de sucesso permanecem organizados.

Crie ligantes de eventos

Criar ligantes de planejamento de eventos e eventos é provavelmente a maneira mais eficiente de se manter organizado para o planejamento de seminários, conferências, treinamento interno, reuniões executivas e todos os tipos de eventos. Enquanto muitos planejadores de eventos estão se mudando para mais ferramentas de organização eletrônica e digital, os ligantes físicos podem servir como o local para os detalhes mais importantes do evento e do programa. Manter cópias impressas de certos documentos, anotações e outros detalhes podem ser um salva -vidas ao longo da vida de um evento.

Idealmente, cada evento e/ou programa devem ter seu próprio fichário. Dependendo da complexidade do seu evento, seu fichário pode incluir várias seções, incluindo:

• Itinerário/agenda
• Contatos -chave
• Participantes
• Comunicações
• Contratos
• Ordens de evento de banquetes
• Entretenimento
• Lista de hospedagem/alojamento
• Chegadas saidas
• Atividades
• Presentes
• Orçamento
• Diversos

Com o seu planejamento de eventos, o Binder atualizado regularmente, você compartilhará facilmente informações com seus colegas e clientes internos, mesmo que eles não lhe dê muito tempo para se preparar.

Utilize o software de planejamento de eventos ou armazenamento de documentos on -line

Embora seus fichores de evento devam incluir todos os detalhes mais importantes de cada evento em cópia impressa, o restante de suas notas de referência, idéias e correspondência também devem ser mantidas organizadas e juntas. Hoje, muitos planejadores de eventos usam o software de planejamento e gerenciamento de eventos, mas muitos outros estão procurando opções de armazenamento de arquivos on -line para manter a organização.

Ferramentas on -line como Google Drive e Dropbox podem fornecer um local organizado para todos os tipos de documentos eletrônicos, desde planilhas a faturas. Essas ferramentas permitem que você envie, armazene e organize documentos em arquivos e pastas on -line, onde podem ser facilmente acessados ​​de qualquer lugar. Você pode abrir documentos em seu laptop, smartphone ou tablet. Você também pode anexar facilmente esses arquivos a e -mails ou compartilhar o documento com colegas, fornecedores e clientes. Pode ser a solução de organização perfeita para planejadores de eventos que estão sempre em movimento.

Os resultados organizacionais

No final, como você organiza seus documentos, notas e correspondência depende de você. Todo planejador de eventos tem um sistema diferente que funciona para eles e seus eventos. O fator mais importante deve sempre ser acessibilidade e prontidão para obter informações. Portanto, certifique -se de que, seja qual for o sistema que você use, você possa localizar de maneira rápida e fácil as informações que está procurando.