Estratégias de sinalização de eventos

Os planejadores de eventos entendem o papel vital que a boa sinalização desempenha em levar os participantes de e para a ampla variedade de ofertas de conferências. Dito isto, o planejamento de uma estratégia de sinalização de eventos eficaz raramente é tão simples quanto criar um punhado de exibições de placa de espuma direcional. Sempre que você tiver centenas de pessoas se reunindo em uma área desconhecida, você deve assumir que haverá exceções até os melhores funis de tráfego. Vamos discutir 5 das considerações mais importantes a serem avaliadas antes de resolver o orçamento do seu evento para imprimir despesas.

Alinhe os nomes do seu quarto com a propriedade

Nesta era moderna de reconhecimento de patrocínio, você costuma ver uma sala de breakout com o nome de um patrocinador participante. Faz sentido, pois é uma ótima maneira de destacar os colaboradores da conferência. Uma coisa que você não quer fazer é substituir os nomes dos quartos do seu local.

Por exemplo, se o local definiu sua sala de sessão geral como sala de banquetes 4, você precisa incluir essas informações sobre sua sinalização e programas. Seguir este protocolo ajudará a todos, de gerentes a zeladores, direcionar os participantes perdidos para o local correto. Caso contrário, uma alma perdida procurando o "Gold Room", nomeado criativo, pode ser passado para várias pessoas antes de obter as informações corretas.

Use velcro para adicionar flexibilidade à sua sinalização

É um truque simples que lhe economizará muito aborrecimento no dia do evento. Crie alguns sinais de direção geral com setas de velcro que você pode alterar conforme necessário. Alguns padrões de tráfego são impossíveis de prever, e ter a flexibilidade de postar sinalização direcional em uma pitada pode salvá -lo da catástrofe.

Na mesma linha, você também pode capitalizar a funcionalidade do Velcro para redirecionar a sinalização para eventos futuros. Por exemplo, estacionamento e sinais de banheiros são os tipos de coisas que você pode usar para praticamente todos os eventos.

Verifique se seus sinais se destacam do resto

Uma queixa comum para planejadores de eventos é a falta de sinalização de eventos prevalecentes fornecidos por hotéis e centros de conferências. A maneira mais simples de superar isso é assumir a responsabilidade por todas as necessidades de sinalização. Faz sentido fazer inventário das opções internas disponíveis, mas não se esqueça de que você pode ter que compartilhar alguns desses recursos com outros eventos no local do evento. Os sinais de marca que se destacam da sinalização sutil do local são muito mais distinguíveis para seus convidados. As pessoas tendem a passar pela sinalização da casa, portanto, verifique se sua marca ou logotipo é exibido claramente para atrair atenção.

Leve seus convidados para a porta da frente primeiro

Não espere os participantes entrarem na propriedade antes de começar a direcioná -los. As placas de entrada e estacionamento são críticas para garantir que os participantes estacionem e entrem no prédio no local certo. Confie em mim; Você não quer ser a pessoa cumprimentando um registrante que acabou de caminhar meia milha porque estacionou no lado errado do prédio! Uma boa estratégia de sinalização começa em primeiro lugar que um hóspede pousará no terreno da propriedade.

Nunca subestime o poder da interação humana

Não importa o quão atraente seus sinais possam parecer para você, eles nunca podem substituir o valor de um rosto amigável. Os cumprimentadores, os atendentes e os atendentes de estacionamento sempre serão a melhor defesa contra participantes perdidos e irritados. A maioria dos centros de conferências oferece esses serviços a uma taxa horária, ou você pode contratar voluntários de dentro de sua organização. Uma tabela de registro estrategicamente colocada aliviará parte da necessidade de pessoal, mas certifique-se de atravessar a propriedade do local e identificar locais onde seus convidados podem se perder.

A melhor abordagem para desenvolver uma boa estratégia de sinalização de eventos é jogar todas as suas suposições pela janela. Todo hotel e centro de conferências tem algum nível de sinalização de estoque, mas você não deve confiar nele como a principal fonte de instruções para sua conferência. Em um mundo onde a publicidade é empurrada em todos os ângulos, a sinalização eficaz do evento precisa se destacar e capturar a atenção de seus participantes. Isso pode ser tão simples quanto incluir o logotipo da sua conferência em todos os sinais ou ainda mais garantidos, um membro da equipe designado para sorrir e responder a perguntas à medida que os convidados chegam.