Diretriz de Lista de Verificação de Planejamento de Eventos

Todo planejador de eventos que vale o seu sal sabe que uma lista de verificação de planejamento de eventos é talvez a ferramenta mais valiosa para planejar um evento de sucesso. É a única ferramenta de planejamento de eventos que o deixa à vontade quando você acorda no meio da noite em um suor em pânico, convencido de que você havia esquecido um detalhe importante no planejamento do seu próximo evento. Com uma lista de verificação abrangente de planejamento de eventos ao seu lado, você pode abordar seu evento com confiança, sabendo que não esqueceu nada.

E se você se considerar super organizado e já utilizar uma lista de verificação ao planejar um evento, mas tiver encontrado situações em que você percebeu (tarde demais) que não conseguiu ter alguns detalhes importantes. Onde você errou?

Cada evento requer uma lista de verificação de planejamento de eventos projetada com esse evento específico em mente e adaptado às especificações individuais do evento. Portanto, cada lista de verificação de planejamento de eventos é diferente. No entanto, existem cinco itens que você deve ter na sua lista de verificação de planejamento de eventos, independentemente de você estar planejando uma pequena festa de aniversário ou uma grande função corporativa. 

Contratos de eventos de assinatura

Pode parecer óbvio, mas certifique -se de assinar - e receber cópias assinadas em troca - todos os contratos necessários para o seu evento. Isso inclui contratos de eventos com o cliente, local, vendedores, hotel, entretenimento, etc. Um aperto de mão firme é uma boa maneira de conduzir negócios, mas não a maneira de garantir a contratação de qualquer fornecedor e não a maneira de se comprometer a trabalhar para um cliente. Obtenha tudo por escrito e não faça nenhum trabalho ou gaste um centavo para planejar seu evento até que toda a papelada tenha sido assinada e entregue. Se você é um planejador de eventos que precisa de um contrato de evento para seus serviços de evento, clique aqui.

Confirme a data e hora

Você está até os joelhos nas etapas de planejamento deste evento. Como alguém poderia entender a data? Os fornecedores geralmente têm outros negócios entrando. Os clientes podem concordar com uma data e hora do evento e simplesmente esquecer de notificá -lo sobre a mudança nos planos. Antes de começar a planejar seu evento, verifique a data e a hora de início e final e obtenha-os por escrito, para que todos estejam na mesma página.

Contratar ajuda adicional

Não subestime o valor de ter ajuda adicional no dia do seu evento. Sempre há algo que precisa cuidar, e a maioria dos planejadores de eventos já está ocupada demais executando o evento para dedicar sua atenção às situações que surgem. A contratação de ajuda adicional é uma etapa importante que é frequentemente esquecida até que seja possivelmente tarde demais para contratar a melhor equipe de eventos para o trabalho em questão. Não se contente com as sobras quando se trata de contratar funcionários do evento. Coloque este item na sua lista de verificação de eventos e proteja a equipe mais bem treinada com a experiência necessária para o seu orçamento de evento.

Realizar um shatch-through

Nada se compara a imaginar algo em sua mente como experimentá-lo em primeira mão. A realização de uma apresentação do site do evento com seu cliente e fornecedores é uma etapa crítica no processo de planejamento do evento. Apresenta uma oportunidade de levantar questões, abordar preocupações e chegar a um acordo sobre a configuração da sala, a decoração, a colocação do registro e o fluxo geral do evento. Muitas vezes, mesmo quando pensamos que estamos nos comunicando claramente, nossa visão de algo está em forte contraste com o que alguém está imaginando com base em nossa descrição. Faça um passeio do espaço físico durante os estágios de planejamento, para que não haja surpresas no dia do evento.

Inclua lembretes para acompanhar

No mundo ideal, dizer a alguém uma vez seria suficiente para garantir que o trabalho seja feito. Infelizmente, o mundo de trabalho real não funciona dessa maneira ou pelo menos não é o negócio do planejamento de eventos. Com tantos detalhes para gerenciar e vários jogadores envolvidos em vários estágios do evento, é fácil para se perder algo. Portanto, quando você desenvolver sua lista de verificação de planejamento de eventos para mantê-lo organizado e dentro do cronograma, inclua lembretes para determinados acompanhamentos. Por exemplo, se você falou com o fornecedor sobre idéias de menu, inclua também um item na lista de verificação de planejamento de eventos que diz: “Acompanhe o fornecedor em um menu proposto” e “Programação degustando com o fornecedor."No planejamento de eventos, não há como confirmar algo muitas vezes.