Erros da conta de confiança do advogado comum

Managrar mal uma conta fiduciária pode ter consequências terríveis para a carreira de um advogado, às vezes até ao ponto de desembolsar. As faculdades de direito fazem um trabalho abismal de treinamento de estudantes de direito sobre como lidar com o interesse em contas de confiança do advogado (IOLTAS). A maioria dos advogados recebe pouco ou nenhum treinamento sobre como gerenciar uma conta fiduciária antes de abrir um de seus próprios.

Como funciona uma conta Iolta

Os advogados geralmente recebem honorários de retenção dos clientes quando assinam mutuamente um contrato de retenção que descreve os termos da representação do advogado. Esse dinheiro deve entrar na conta de confiança do advogado. Eles então têm o direito de pagar esse dinheiro para si mesmos enquanto concluem o trabalho para o cliente.

Eles podem concordar em representar Harry em um divórcio desagradável. Harry escreve um cheque por taxa de retenção de US $ 10.000. O advogado deposita o dinheiro em sua conta fiduciária e passa uma hora trabalhando no arquivo de seu novo cliente. A taxa horária do advogado é de US $ 150. O advogado tem o direito de mover US $ 150 desses US $ 10.000 da conta fiduciária em sua conta comercial. Eles ganharam.

Enquanto isso, US $ 9.850 permanece na conta da Iolta, e está ganhando interesse. Esse interesse vai financiar uma variedade de serviços jurídicos, normalmente para os pobres, sob a gestão e a supervisão do programa IOLTA.

Os advogados tendem a cometer três advogados comuns no gerenciamento dessas contas.

"Emprestando" dinheiro da conta

Há não maneira legítima de pedir emprestado de uma conta fiduciária, mas alguns advogados tentam.

Às vezes, os advogados usam os fundos da conta fiduciária antes de terem o direito de fazê -lo. Eles podem levar o dinheiro da conta de confiança antes de ser conquistado, porque estão tendo problemas de fluxo de caixa. Eles podem não ter concluído o trabalho faturável antes que alguma despesa iminente deve ser paga - folha de pagamento, aluguel de escritório ou custos sendo avançados em um caso de taxa contingente.

Então eles tiram mais da confiança do que o direito de tomar naquele momento. Um advogado "emprestando" esses fundos pode ter toda a intenção de recuperá -lo, mas esse tipo de situação geralmente é de bolas de neve e termina muito para o advogado - bem como para o cliente.

Às vezes, o advogado ou alguém com acesso à conta fiduciária atingiu um ponto de ganância ou desespero. Advogados com problemas de abuso de substâncias ou vícios de jogo podem ser particularmente vulneráveis ​​a esse tipo de erro, mas às vezes isso acontece por razões que não parecem claras.

Esse erro da conta fiduciária é o mais provável de terminar uma carreira jurídica quando é cometido por um advogado, mas o advogado ainda é o gancho por reembolsar os fundos, mesmo que seja cometido por um paralegal ou um contador.

Compinência de fundos de advogados com dinheiro do cliente

Um segundo erro importante geralmente surge da falta de entendimento sobre como uma conta fiduciária deve funcionar.

Laura a. Calloway, um consultor de gestão de prática da lei no Alabama State Bar, diz:

"Muitos advogados não entendem o que faz e não vão na conta de confiança. Alguns executam tudo, incluindo taxas obtidas, através da conta fiduciária, usando -a como um único diário geral para suas empresas. Outros tomam 'retentores' sem entender que, pelo menos em algumas jurisdições, não existe um retentor não reembolsável. Então eles não colocam um depósito contra o trabalho futuro em confiança como deveriam, principalmente se precisarem agora para manter as luzes acesas."

Um advogado pode dizer ao cliente que os honorários legais serão de US $ 1.000 e a taxa de registro judicial será de US $ 200. O cliente escreve ao advogado um cheque por US $ 1.200. Alguns advogados colocarão o cheque inteiro em suas contas de negócios, porque a maior parte do dinheiro está indo para o advogado de qualquer maneira.

Mas as regras de associação de advogados exigem que o cheque seja entre na conta fiduciária, mesmo que o advogado tenha direito à taxa do advogado completo imediatamente. A parte da taxa de arquivamento desse cheque deve ser mantida em confiança.

Algumas associações de advogados estaduais proíbem os advogados de ter fundos pessoais em uma conta fiduciária, enquanto outros permitem que os advogados mantenham uma pequena quantia na conta para cobrir as despesas relacionadas à operação da conta. A prática recomendada é ter todas as taxas da conta fiduciária deduzidas da conta comercial, mas isso nem sempre acontece.

Em nenhum caso, um advogado pode usar uma conta fiduciária como uma conta operacional, uma conta poupança ou um local para ocultar ativos.

Às vezes, os advogados não conseguem entender que não podem pagar contas como suas despesas gerais do escritório diretamente da conta fiduciária, mesmo quando os cheques estão sendo escritos de fundos que já foram ganhos. Outras vezes, os advogados intencionalmente abusam da conta fiduciária como uma maneira de ocultar ativos.

Alguns advogados usam suas contas de confiança como fundos do dia chuvoso. Em vez de remover todas as taxas após serem conquistadas, o advogado atrasa movendo o dinheiro da confiança para reduzir o risco de gastar. É uma péssima prática comercial e uma violação de ética, embora o fundo estadual da Iolta possa se beneficiar dos ganhos de juros extras.

Não rastreando corretamente os fundos do cliente

A terceira maneira importante pela qual os advogados estragaram suas contas de confiança é por não manter registros detalhados das transações da conta fiduciária de cada cliente.

Embora a maioria dos advogados seja boa em manter cópias de suas verificações de conta fiduciária, nem todos lembram que devem observar o nome ou o número do arquivo do cliente em cada verificação quando for emitido. E embora possa ser fácil lembrar por que um cheque foi escrito há um mês, pode ser difícil lembrar de um ano a partir de agora.

E embora isso não aconteça com frequência, às vezes os escritórios da lei e todos os seus registros são destruídos. Um incêndio pode incinerar esses arquivos de papel rapidamente, além de destruir o disco rígido do computador.

Se um advogado se encontrar em uma posição em que deve reconstruir os registros da conta fiduciária de uma empresa usando extratos bancários e cópias de cheques antigos ordenados pelo banco, a tarefa será praticamente impossível, a menos que esses cheques indiquem cujo dinheiro estava sendo usado em cada transação.

Os advogados são obrigados por suas associações de advogados a manter os registros que mostram quanto dinheiro cada cliente tem em confiança a qualquer momento. Depósitos e desembolsos devem ser claramente rastreados de alguma maneira que facilite a determinação do saldo da conta de confiança de cada cliente. Caso contrário, seria muito fácil gastar o dinheiro de um cliente no caso de outro cliente.

Os advogados devem garantir que sua conta de confiança geral seja equilibrada no final do mês e também deve garantir que a conta de cada cliente seja equilibrada. Comparar os saldos pode revelar erros contábeis. Essa etapa simples às vezes captura erros que poderiam ter resultado em uma verificação de conta de confiança reflexiva.

Conseguindo ajuda

Alguns advogados percebem que suas contas de confiança estão estragadas, mas não sabem como corrigir o problema. Uma solução é entrar em contato com um consultor de gestão de prática de advocacia. Muitas associações de advogados estaduais agora oferecem conselhos gratuitos para gerenciamento de advocacia para seus membros, e vários consultores de gestão privada também oferecem seus serviços por uma taxa.

Alguns advogados podem ter medo de discutir sua situação de conta fiduciária com um advogado que trabalha para a Ordem dos Advogados do Estado devido a requisitos obrigatórios de relatórios para violações de ética. Mas as regras de conduta profissional em muitos estados agora excluem especificamente os consultores de gestão de advocacia de relatar esses problemas ao seu Conselho de Ética.

Gerenciar adequadamente uma conta fiduciária pode ser um aborrecimento, mas perder sua licença para praticar por uma manutenção de registros desleixados seria muito pior. Advogados que estão tendo problemas para gerenciar suas contas de confiança devem abordar prontamente o problema, obtendo ajuda de um profissional qualificado.