Erros de planejamento de eventos comuns para evitar

Erros são cometidos nos negócios e em nossas vidas pessoais regularmente. É assim que crescemos e aprendemos. Mas alguns erros são caros. Tome as medidas necessárias para evitar esses cinco erros de planejamento de eventos muito comuns e, se você cometer um erro, não comete o mesmo erro pela segunda vez.

Não começando cedo o suficiente

Procrastinação é seu inimigo. Este é um dos erros de planejamento de eventos mais comuns que você deseja evitar. Deixar de iniciar o processo de planejamento de eventos desde o início pode causar uma série de problemas na linha. Assim que uma data é selecionada e você terá um escopo geral do seu evento e do orçamento, comece a trabalhar. Hotéis e outros locais reservam com antecedência, então proteja isso o mais rápido possível. Não fazer isso limitará suas escolhas de local e você ficará, infelizmente, com qualquer local disponível. Palestrantes convidados e entretenimento ao vivo também levam reservas muito antes da data do evento real. Quando a data do evento estiver segura, faça sua pesquisa e, quando decidir sobre o seu artista de escolha, obtenha um contrato assinado imediatamente. 

Organizar -se com uma lista de verificação de planejamento de eventos é outra tarefa que deve ser abordada imediatamente. Ao mapear todas as etapas do processo de planejamento de eventos, determinando quando eles precisam ser concluídos e desenvolvendo um cronograma para cada um, você terá um guia valioso para começar e mantê -lo no caminho certo. Começar tarde demais é um dos erros de planejamento de eventos mais comuns.

Não verificando eventos concorrentes

Você já agendou seu evento apenas para aprender o processo de planejamento e a data do evento definida-que há outro evento concorrente no mesmo dia? Apenas um evento atrairá a multidão, então não se arrisque e cruze os dedos de que os convidados escolherão seu evento. Evite completamente a situação.

Faça sua due diligence e verifique se há qualquer conflito de eventos antes que seja tarde demais. Veja os horários para reuniões do setor (grandes e pequenas), proximidade com férias, grandes eventos esportivos e reuniões locais que podem causar estragos para quem dirige para o evento. Depois de decidir uma data para o seu evento, divulgue seus convidados. Notificações de "Save the Date" e listagens de "próximos eventos" dão aos interessados ​​a oportunidade de marcar seu evento em seus calendários.

Não confirmando fornecedores

Um contrato de fornecedor assinado é um contrato legalmente vinculativo e fornece algo por escrito para responsabilizar o fornecedor pelos serviços que eles devem fornecer. No entanto, não faz nada para você no momento do evento, quando você percebe que o fornecedor é um não-show. Esse contrato de evento em mãos não servirá comida aos seus convidados famintos ou entregará mesas e cadeiras para um salão de baile vazio. Confirme com cada fornecedor não uma vez, mas duas vezes. Sim, duas vezes. Confirme o recebimento do seu contrato assinado no momento em que você concorda com os termos. Confirme mais uma vez antes do próprio evento. Esta não é a conversa que você terá sobre detalhes sobre entrega ou decoração de alimentos; Este é um acompanhamento especificamente para garantir que seu evento ainda esteja no calendário deles.

Os fornecedores de eventos reservam vários eventos e é muito fácil para a sua papelada se perder no shuffle ou mal fazer por outra pessoa na empresa. Portanto, verifique se isso não acontece circulando de volta para eles para fazer o check -in e confirme se o seu evento e os detalhes sobre a data, a hora e os serviços a serem fornecidos estão de fato em sua programação. E mantenha esse contrato de fornecedor prontamente disponível.

Não tendo um "Plano B"

Ter um plano de contingência é obrigatório para qualquer evento, mas especificamente para esses eventos programados para serem realizados ao ar livre. As condições climáticas são imprevisíveis e, se um furacão, o consultor de vento forte ou a tempestade de graça ameaçam cancelar seu evento, tenha um plano de backup. Datas de chuva, locais de eventos alternativos e cronogramas de atividade modificados são todas as opções se o seu evento ao ar livre - ou parte dele - deve ser movido para dentro de casa.

Além de se preparar para incertezas climáticas, outras circunstâncias incomuns também podem ser abordadas com antecedência. As quedas de energia podem ser diminuídas por ter um gerador no local. O estacionamento de transbordamento pode ser movido para outro local pré -distribuído. Problemas com a disponibilidade de quartos de hotel podem ser resolvidos mantendo alguns quartos extras na reserva dentro do seu bloco de hotel. Considere as especificidades do seu evento e pense nas áreas mais suscetíveis a problemas que surgem. Ao planejar com antecedência e desenvolver cenários alternativos, você pode evitar um dos erros de planejamento de eventos mais caros.

Não contratar ajuda suficiente

Quando se trata de contratar funcionários do evento, mais é melhor. Vai custar -lhe mais dinheiro, mas pode salvar seu evento. Imagine isto: um backup de carros esperando para entrar em um estacionamento enquanto os atendentes de estacionamento tentam freneticamente continuar. Uma linha de convidados frustrados esperando para pedir uma bebida enquanto um servidor luta para acompanhar a demanda. Os trabalhadores de registro de eventos sobrecarregados pelo grande número de convidados que acabaram de chegar, deixando os viajantes cansados ​​esperando por muito tempo para fazer o check -in. Você entendeu a ideia. Ter funcionários extras do evento disponível para ajudar durante os horários de pico, prestar serviços adicionais a áreas necessitadas, resolver problemas que surgem ou serem uma presença acolhedora para que os hóspedes chegam às perguntas podem elevar seu evento de um bom evento a um excelente evento.

Ao contratar a equipe do evento, procure aqueles funcionários com experiência em trabalhar o tipo de evento que você está planejando. Contratar apenas funcionários profissionais e altamente recomendados. Eduque -os sobre o que é o seu evento, os convidados que estarão presentes, suas expectativas e quem é o ponto de contato deles, caso tenham uma pergunta ou problema. Evento Staff-mesmo que eles sejam fornecidos por um fornecedor externo representando você e seu negócio de planejamento de eventos. Um encontro negativo com a equipe do evento viverá na memória do convidado e do cliente e pode azedar até os eventos mais bem planejados.