Erros contábeis que pequenos empresários cometem

Embora possa ser útil para uma pequena empresa processar transações rapidamente com um programa de software de contabilidade de alta potência, pagar para corrigir erros é algo que você gostaria de evitar. Compreender os tipos de erros contábeis comumente cometidos pode fazer a diferença entre ter que pagar para corrigir um erro e acertar a primeira vez. Aqui estão oito erros contábeis comuns que os empresários cometem e sugestões sobre como corrigi -los:

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Registrando transações acidentalmente em um período anterior

Depois de "fechar os livros" por um ano fiscal, você realmente não deve voltar para mudá -los. Ainda assim, alguns aplicativos contábeis, como o QuickBooks, não permitem que você bloqueie um período anterior, para que você possa postar as entradas do ano atual em um período anterior, se não for cuidadoso. Outros programas de software de contabilidade permitem cometer esse erro se você não configurou o software para bloquear as finanças do período anterior.

Revise o balanço do período anterior para alterações
Se você registrou transações em um período anterior, o balanço será alterado. Portanto, você pode verificar o balanço do período anterior para garantir que ele não tenha mudado desde que você fechou seus livros pela última vez. Se ele mudou, você precisará investigar.

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Balanço incorreto no saldo de ativos ou responsabilidade

As contas de ativos devem ter saldos de débito, enquanto as contas de responsabilidade devem ter saldos de crédito. As causas mais comuns de ter um saldo incorreto nessas contas de balanço estão postando entradas na conta incorreta, contas de classificação incorreta e duplicando entradas de ajuste.

Verifique seu balanço para obter erros
Verifique seu balanço patrimonial para garantir que os ativos e passivos tenham os saldos corretos. Se houver uma conta com um saldo incorreto, você poderá retirar os detalhes dessa conta para encontrar as entradas que causaram o erro. Este cheque deve ser realizado pelo menos mensalmente.

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Saldo incorreto no saldo de receita ou despesa

As contas de receita devem ter saldos de crédito, enquanto as contas de despesas devem ter saldos de débito. Algumas causas desse erro estão postando entradas na conta incorreta, contas de classificação incorreta e duplicando entradas de ajuste, que são as mesmas razões para ter saldos incorretos nas contas do balanço patrimonial.

Verifique sua demonstração de resultados para obter erros
Você verifica sua demonstração de resultados para garantir que as receitas e despesas tenham os saldos corretos. Se houver uma conta com um saldo incorreto, você poderá retirar os detalhes dessa conta para encontrar as entradas que causaram o erro. Este cheque deve ser realizado pelo menos mensalmente.

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Despesas de classificação incorreta

Os sistemas de contabilidade de pequenas empresas economizam tempo porque as entradas podem ser publicadas de maneira rápida e fácil. Quando as informações são inseridas, pode ser fácil escolher a conta de despesa errada ou a descrição das despesas. Despesas de classificação incorreta não apenas significa que o sistema contábil pode não refletir adequadamente o que está acontecendo no seu negócio, mas pode causar dores de cabeça reais se o relatório financeiro e tributário não for preciso.

Olhe suas declarações de despesa periodicamente
Atribua alguém para digitalizar suas despesas periodicamente para garantir que os dados pareçam razoáveis. Por exemplo, se uma despesa de refeição for reservada na conta de despesa de arrendamento, geralmente se destaca por causa da descrição das entradas. Outra indicação de que as despesas podem ser classificadas incorretamente são diferenças orçamentárias para atividades inexplicáveis.

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Não buscando ajuda quando necessário

Você ouviu a expressão "Penny Wise e Dollar Poor" em referência a pessoas que passarão algumas horas de tempo para economizar alguns dólares. Você precisa perceber que seu trabalho é administrar seu negócio. Um contratado constrói, pinturas de pintores e um corretor de imóveis vende. Às vezes, simplesmente não vale a pena passar horas e horas analisando os detalhes de seus registros contábeis ou pesquisando como corrigir um erro que você cometeu.

Incline -se em um profissional de contabilidade profissional
Se puder, você fará mais do que gastar cuidando de outros problemas que não seus problemas contábeis, considere terceirizar o problema a um contador profissional ou contador.

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Não salvando recibos

Você registrou diligentemente todas as suas despesas em seus registros contábeis. Sua declaração de despesa é uma obra de arte, sem erros ou omissões. Então, você é perguntado pelo IRS; Sem recibos, suas declarações de despesas são inúteis. 

Mantenha seus recibos
Salve seus recibos ou faça cópias digitalizadas de todos eles.

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Deixando de agendar backups

Muitas pequenas empresas dependem de software para fazer o trabalho contábil para eles, mas não são responsáveis ​​por falhas ou erros do sistema. Um único problema pode acabar com seus arquivos.

Agende backups de rotina
Programe backups automáticos semanais usando armazenamento em nuvem ou um servidor específico reservado para esta tarefa.

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Não é uma equipe de treinamento

Não importa o quão poderoso seja o seu software, sua equipe precisa do treinamento para ser eficaz. Um membro da equipe treinado incorretamente pode destruir seus registros por acidente, jogando fora todas as suas despesas e folhas de lucro. 

Realizar treinamento regular
Durante o processo de integração, realize sessões de treinamento abrangentes e tenha atualização trimestral para garantir que todos os funcionários possam entrar e executar informações com precisão.