Um esboço abrangente das despesas de planejamento de eventos

É difícil planejar um orçamento de evento sem uma boa idéia das despesas que você incorrerá. Isso parece óbvio, mas os custos associados ao planejamento de eventos podem vir de vários lugares diferentes. Quando você acha que identificou todas as suas categorias de despesas, outro aparece para enviá -lo de volta à prancheta.

Para evitar que isso aconteça, use este esboço das despesas de planejamento de eventos enquanto cria seu orçamento.

Despesas de eventos no local

Isso inclui os custos e taxas normalmente cobrados pelo local do evento. Freqüentemente, a categoria mais cara, também é a mais fácil de prever, pois você receberá uma estimativa formal de custo para revisar com antecedência. Não se esqueça de levar em consideração os custos variáveis ​​que mudam com base em seus números de presença. Catering é um exemplo de despesa variável, porque a quantidade de alimento que você precisa- e posteriormente o custo- aumenta com cada adição à sua parte.

Aqui está uma lista de socos nas despesas de eventos no local para colocar em seu orçamento:

Custos do local

Estes são os custos das premissas:

• Aluguel de quarto
• Depósito de segurança
• Cobertura do seguro
• Estacionamento

Comida e catering

Aqui está tudo ligado a comer e beber:

• Refeições
• Bebidas
• Taxas de mão -de -obra do barman/servidor
• Taxas de imposto e serviço/gratificação

Audiovisual

Estes são os seus custos de apresentação:

• Microfones
• Telas e projetores
• Acesso à internet
• Outros equipamentos especializados

Fornecedores de terceiros

Esta categoria representa todos os itens e serviços fornecidos por fornecedores fora do local do host. Cada um vai cobrar você de forma independente, por isso é importante manter as abas de perto em todos os fornecedores. O uso de uma planilha ajudará a organizar os contatos do seu fornecedor, juntamente com os custos associados aos seus serviços.

Aluguel de eventos

Essas despesas estão relacionadas a qualquer coisa que você precise fornecer:

• Lacatórios, rodapé de mesa e tampas de cadeira
• Tendas, estadiamento e atrações de diversões
• Itens físicos não fornecidos pelo local
• Trabalho e parto para configuração/desmontagem

Fornecedores de decoração

Fazer as coisas parecerem boas incorrer em custos para:

• Iluminação de sotaque
• Flores e peças centrais
• Balões

Entretenimento

Não se esqueça das taxas associadas a:

• Músicos ou DJ
• Taxas do orador
• Cavaleiros contratados (alimentos, hospedagem, transporte)

Despesas de produção

A produção inclui todos os funcionários e recursos necessários para planejar e executar o evento. Essas despesas começam no momento em que o evento é sonhado e continua através da papelada pós-evento. Em resumo, essa categoria representa o custo de organizar o evento, atrair participantes e gerenciar os elementos administrativos.

Marketing e registro

Esta categoria pode aumentar os custos para:

• Trabalho de impressão e web design
• Anúncios
• Convites
• Gerenciamento de registro

Planejamento e organização

Os eventos exigem pessoas e as despesas incluem:

• Taxas do planejador de eventos
• Funcionários de meio período e temporário
• Material de escritório
• Custos de comunicação
• Despesas de viagem

Despesas administrativas

Não negligencie a papelada e os custos para:

• Atribuições de funcionários assalariados
• Custos contábeis
• Taxas legais
• Taxas de consultor

Excesso de custos e fundos de emergência

Não há número mágico para o que você deve reservar para despesas não planejadas, mas você precisa esperar o inesperado. Alguns planejadores de eventos sugerem orçamento de 5 a 10% em relação às despesas previstas, enquanto outros escolhem um número redondo para trabalhar. Eventos maiores devem, é claro, alocar mais, porque uma supervisão que é cobrada por pessoa pode chegar aos milhares de dólares.

O objetivo deste esboço é torná -lo ciente dos diferentes tipos de despesas de planejamento de eventos que podem ocorrer. Todo evento é único, para que o seu possa incluir mais ou menos itens listados. O importante é saber de onde seus custos virão. Com vista para as despesas associadas a um fornecedor ou categoria em particular, pode causar estragos no seu orçamento, mas o pior cenário é esquecer completamente uma despesa até que a conta chegue.