7 dicas para um gerenciamento de tempo mais eficaz

Encontrar tempo suficiente é um desafio para muitos proprietários de pequenas empresas. Nunca há tempo suficiente para fazer tudo, especialmente quando você está usando muitos chapéus diferentes e assumindo muitos papéis diferentes. Não é apenas frustrante, mas pode ser estressante sentir que você está pulando de tarefa para tarefa e nunca realmente cruzando as coisas da sua lista.

Há esperança, no entanto. Você pode desenvolver um método para gerenciar seu tempo definindo metas, planejando atividades, priorizando e confiando em outras pessoas para concluir as tarefas. Se você pode fazer isso, pode aumentar a quantidade de tempo que tem durante o dia.

Definir metas

A fundação da boa administração do tempo é saber para onde você está indo e como chegar lá. Definir metas pode ajudá -lo a criar um plano para orientar seu negócio onde você deseja que seja.

É difícil realizar qualquer coisa sem objetivos específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e de tempo (inteligente). Quando se trata de gerenciamento de tempo, produtividade e alcance de metas, trabalhando para atingir as metas pequenas e de curto prazo.

Você pode começar dividindo suas metas de longo prazo em objetivos mensais e depois divulgá-los ainda mais em objetivos semanais e diários. Seus objetivos para cada dia ajudarão você a definir um alvo e medir quando você o acertar com sucesso.

Planeje suas atividades

Planeje seu mês, semana e dias com base nos objetivos que você definiu para si mesmo e no trabalho que precisa ser feito. Pode ser necessário fazer entradas de livros todos os dias, então planeje esse tempo. Planeje suas sessões de feedback com os funcionários com antecedência. Planeje tempo para tudo que você precisa fazer.

A maneira mais eficaz de planejar suas atividades mensais é planejar o tempo para o seu planejamento. Use este tempo de planejamento para verificar seus indicadores de desempenho mensal, verifique os funcionários devido a uma sessão de feedback e procure oportunidades de negócios que você possa analisar.

Se você definiu metas mensais para o seu negócio, trabalhe para trás a partir da data em que deseja que as metas cumpram. Planeje alguns pontos de verificação para as tarefas que precisam ser concluídas para que as metas sejam alcançadas.

Priorize os pontos de verificação por subtarefas que precisam ser concluídos, por exemplo, se a tarefa A precisa da tarefa B a ser concluída, planeje as atividades necessárias para a Tarefa B até o final da primeira semana, para que a tarefa A possa ser concluída no final do segunda semana. Faça isso por todos os seus objetivos semestrais, mensais e semestrais.

Ao criar um plano para orientar seus funcionários e a si mesmo em direção a seus objetivos menores, você cria um caminho para um maior alcance de metas. Comunique seus planos e objetivos com seus funcionários. Você quer que eles entendam onde você quer estar. Você pode até obter algum feedback deles que podem ser benéficos para alcançar seus objetivos.

Escolha um sistema e comprometa

Existem muitos sistemas de gerenciamento e produtividade de tempo, incluindo software específico, aplicativos online e até filosofias gerais. Realmente não importa qual sistema ou abordagem você usa, apenas que é algo que você compra, entende completamente e acompanha.

Se você luta para encontrar uma abordagem para o gerenciamento de tempo que você pode se comprometer completamente, tente combinar as idéias de algumas filosofias diferentes para criar a ferramenta perfeita de gerenciamento de tempo e produtividade para você.

Todas as ferramentas e planejamento não farão nada se você não seguir seu plano. Esta é a parte mais difícil de gerenciar seu tempo para fazer as tarefas que você planejou fazer. Alguns dias você pode não conseguir realizar algo no horário planejado.

Existem algumas maneiras de garantir que você realize as tarefas que escapam e tudo o mais que você planejou para fazer. Em seu plano, reserve um tempo todos os dias para recuperar as tarefas que são pressionadas. Ou, você pode ficar mais tarde do que o normal e garantir que eles sejam feitos.

Um benefício em planejar algum tempo de recuperação-se todos estiverem envolvidos, ou nenhuma tarefa foi escorregada, você pode fazer uma pausa ou conversar com seus funcionários. Um chefe que pára para chit-chat é um grande motivador.

Se todas as tarefas que você deve realizar são bolas, você é o malabarista. Você tem bolas de vidro (alta prioridade, tarefas que não pode cair) e borracha (prioridade mais baixa, tarefas que você pode soltar). Solte os errados e eles quebram. Os de borracha saltam de volta e você continua fazendo malabarismo. Você pode querer priorizar suas tarefas.

Conheça suas prioridades

Você pode não fazer tudo, todos os dias. A maioria de nós sempre terá alguns itens que restam todos os dias em que não fomos concluídos. Você pode pensar em estabelecer uma lista de tarefas prioritárias, ou pelo menos saber quais você pode soltar.

Para evitar que cair uma bola de vidro, reserve um tempo para esclarecer quais são suas prioridades e agendar o tempo para realizar suas tarefas mais importantes quando você for mais produtivo. Ou, como mencionado anteriormente, use o tempo pré-planejado para se atualizar.

Encontre sua zona de produtividade

Algumas pessoas são a primeira coisa mais produtiva pela manhã, quando suas mentes estão frescas e antes que todos os outros estejam totalmente acordados. Algumas pessoas preferem se aprofundar em um trabalho importante no meio do dia, quando seu momento está no achotado integral e, ainda assim, outras são corujas noturnas que deixam o trabalho mais importante para o final do dia, quando idéias e conceitos tiveram tempo de resolver.

Você pode reduzir o tempo que você leva para concluir seu trabalho, identificando -se quando trabalha melhor, é mais produtivo e planeje seu trabalho mais importante para esse tempo. Você pode aumentar ainda mais sua produtividade se conseguir reduzir distrações e interrupções durante esse tempo de trabalho focado.

Acompanhe seu tempo

O tempo de rastreamento com uma ferramenta de rastreamento de tempo dedicada pode ser uma excelente maneira de gerenciar o tempo, mesmo quando você não precisa acompanhar seu tempo gasto no cliente ou trabalho faturável.

Rastrear seu tempo ao longo do dia pode ajudá -lo a aumentar a produtividade de duas maneiras. Primeiro, pode mantê -lo focado na tarefa em que você está trabalhando naquele momento.

Segundo, o rastreamento do tempo pode lhe dar uma foto de exatamente onde seu tempo está sendo gasto. Se você nunca fez isso antes, é revelador e fornece uma visão valiosa de como você gasta seu tempo.

Se você é honesto em documentar seu tempo e atividades, poderá identificar alguns pontos fortes, fraquezas e quanto tempo você realmente gasta trabalhando em tarefas.

Delegar

Não há nada de errado em passar o dinheiro para outra pessoa. Quando você tem mais no seu prato do que pode lidar, talvez seja hora de delegar. Uma boa maneira de começar a delegar é determinar quais tarefas você pode transmitir que não são essenciais para você fazer pessoalmente.

Em seguida, identifique um funcionário capaz de executar a tarefa e verifique se você está informado sobre os resultados.

Um pensamento final

Nem sempre é fácil delegar se você estiver acostumado a fazer malabarismos. No entanto, se você planeja suas atividades, siga o plano (dentro do razoável) e encontre as pessoas certas para delegar tarefas, de repente terá mais tempo.