3 maneiras provocadas de organizar suas pequenas empresas este ano

A organização do seu negócio envolve muito mais do que apenas pilhas de papéis e tirar o pó da desordem que você tem em sua mesa. A organização envolve a criação de sistemas e procedimentos para todas as diferentes partes do seu negócio, o que tem o potencial de ajudá -lo a se tornar mais produtivo e lucrativo.

As idéias abaixo incluem algumas das melhores maneiras de se tornar mais organizado em sua pequena empresa. Tente apenas um para melhorias lentas e sustentadas ou faça um plano para incorporar um novo processo organizacional todos os meses em seu negócio este ano.

01 de 03

Assuma o controle de papéis e documentos

O papel é a maior fonte de desordem em muitos escritórios. Se você não tem um sistema de arquivamento ou um sistema de arquivamento digital, agora é a hora de construir um. Comece dando uma olhada nos papéis que você tem por aí. Faça uma pilha de manter e uma pilha de descarte, depois destruir ou reciclar todos os papéis, revistas, boletins, cartões, notas, etc., que chegou à segunda pilha. Se você não tiver certeza por onde começar, revise que tipos de documentos você deve manter. O resto é um jogo justo para o triturador.

Depois de organizar seus documentos, considere criar um sistema de gerenciamento de documentos que possa ajudá-lo a criar ou ajustar seu processo em papel e mantê-lo organizado.

Se você decidir que é hora de começar a se mover em direção a um escritório sem papel, poderá começar digitalizando e digitalizando seus recibos, usando serviços de faturamento e pagamento on -line, como o FreshBooks, mudando para um programa de assinatura digital como o DOCUSIGN e usando a nuvem para backup de dados e arquivamento. Se você coletar cartões de visita em eventos durante o ano, também pode ser uma boa idéia investir em um scanner de cartão de visita para que você possa digitalizar informações de contato imediatamente e abandonar os cartões de papel.

02 de 03

Use as ferramentas de produtividade certas

Todos nós temos nossos aplicativos e ferramentas favoritos que usamos todos os dias, embora alguns sejam provavelmente mais úteis do que outros. É por isso que é tão importante pelo menos uma vez por ano, tomando um ano de aplicativos e ferramentas que você está usando em sua pequena empresa e decidir se eles ainda atendem às suas necessidades. Este também é um ótimo momento para considerar se alguma nova ferramenta poderia melhorar a organização do seu negócio.

Abaixo estão algumas das principais áreas onde muitos proprietários de pequenas empresas acham as ferramentas de produtividade úteis. Isso deve fornecer um sólido ponto de partida para otimizar suas ferramentas de produtividade este ano:

• Gerenciamento de contato: De manter o controle de seus clientes até a lembrança de pessoas que você conhece enquanto trabalha em rede, todo proprietário de pequenas empresas precisa de um sistema para gerenciar informações de contato. Você pode optar por um sistema abrangente de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) como o Salesforce ou, para gerenciamento de menor escala, você pode configurar seu aplicativo de contatos existentes para funcionar para sua empresa.
• Reuniões e comunicação: Se você conduzir reuniões pessoalmente, por telefone ou por meio de serviços de videocolas, há uma maneira de tornar o processo mais organizado. Você pode usar um serviço como fazer para obter suas reuniões mais organizadas antes, durante e depois.
• Contabilidade e contabilidade: Organize e otimize a maneira como você fatura, recebe pagamentos e gerencie o fluxo de caixa com ferramentas como QuickBooks online, Xero e Wave.
• Rastreamento de viagens e despesas: Você pode usar aplicativos como Expedia e TripAdvisor para facilitar o planejamento da viagem. Uma vez na estrada, aplicativos como o Despensify ajudam você a rastrear as despesas, para que relatar quando você chegue em casa é muito mais fácil de organizar.
• Gestão da mídia social: Todos sabemos quanto tempo pode ser desperdiçado nas mídias sociais se você não estiver se aproximando de uma maneira sistemática e organizada. É por isso que ferramentas como Hootsuite e Buffer podem ser inestimáveis ​​para proprietários de pequenas empresas.
• Gerenciamento de email: Se você usar o Gmail em sua pequena empresa, você terá acesso a algumas extensões do Google que podem rapidamente organizar sua caixa de entrada. Se você estiver usando outro aplicativo de e -mail, tente o SaneBox para filtragem automática, lembretes e muito mais.
• Gerenciamento de projetos: Um bom aplicativo de gerenciamento de projetos ajudará você a rastrear tarefas, compartilhar arquivos e colaborar com os colegas de equipe em um só lugar e pode ser uma das melhores ferramentas para organizar seu trabalho. Experimente Basecamp ou Asana para uma solução de gerenciamento de projetos tudo-em-um.

A produtividade é um processo muito pessoal, e os aplicativos que você precisa serão específicos para o trabalho que você faz e a maneira como tende a trabalhar. Reserve um tempo para explorar quais são suas necessidades antes de incorporar uma nova ferramenta em seu processo. Você pode não precisar de tantos quanto você pensa.

03 de 03

Organize seu computador

Este é grande para qualquer proprietário de pequeno negócio que faça a maior parte de seu trabalho no computador. Você provavelmente sabe que não demora muito para que seu desktop fique cheia de ícones, sua pasta de downloads para ficar tão cheia de documentos estranhamente nomeados que é impossível encontrar qualquer coisa ou sua caixa de entrada de e -mail para obter isso fora de controle que você inicia pensar que realmente pode explodir. Isso não é apenas horrível para sua produtividade, mas também pode diminuir significativamente o desempenho do seu computador.

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer agora para organizar seu computador e voltar à forma de trabalho:

• Limpe sua área de trabalho: Existem algumas maneiras de configurar sua área de trabalho, e tudo depende do seu estilo de trabalho e de como você usa seu computador. Você pode se livrar de tudo, desde a sua área de trabalho, exceto a lixeira (lembre-se de que os ícones do aplicativo em sua área de trabalho são apenas atalhos-todos de seus aplicativos reais geralmente vivem em sua pasta de aplicativos). Ou você pode adicionar alguns atalhos aos seus aplicativos e arquivos mais frequentemente usados.
• Configure um sistema de arquivamento digital: Para facilitar tudo, você precisa criar um sistema de arquivamento que faça sentido completo para você. Dessa forma, você pode encontrar rapidamente os documentos necessários, quando você os nee.
• Atualizar o software: Se o seu computador estiver configurado para instalar automaticamente as atualizações do sistema operacional, então você está definido. Se for um processo manual para você, você deve verificar se há atualizações pelo menos bimensal, pois muitos incluem patches de segurança. Então, uma vez por ano, revise as versões atuais do software que você está usando e decidir se é hora de atualizar.
• Digitalizar quanto a vírus e problemas de desempenho: Independentemente do tipo de computador que você possui, todos eles podem obter vírus ou malware (sim, até Macs!). Se você possui um computador baseado no Windows, é inteligente executar manutenção regular para mantê-lo livre de vírus e funcionando sem problemas.
• Verifique a integridade do seu backup de dados: Você está fazendo backup de seus dados, certo? Caso contrário, pule todo o resto por enquanto e faça este primeiro. Você pode usar um serviço de backup de dados baseado em nuvem como carbonite, backblaze ou crashplan ou pode usar um disco rígido externo que você conecta ao seu computador. Com qualquer uma das opções, configure o serviço ou a unidade para realizar backups automáticos contínuos para que você não precise fazer nada manualmente. Então, uma ou duas vezes por ano, entre no seu serviço de backup ou dirija e cutuca para garantir que tudo esteja lá e acessível, caso você precise puxar cópias para o seu computador local.
• Recupere sua caixa de entrada: Muitos proprietários de pequenas empresas têm um relacionamento de amor e ódio com a caixa de entrada de e-mail. Eles adoram porque é uma ferramenta de comunicação altamente produtiva e eficiente, mas o odeia porque pode ficar rapidamente fora de controle e causar estresse desnecessário. Há coisas que você pode fazer para manter sua caixa de entrada alinhada, como usar automação, simplificar o que você recebe diariamente e limitando a frequência com que verifica o e -mail durante o seu dia.

As dicas acima ajudarão você a organizar sua pequena empresa imediatamente. Mas não se esqueça de quão rápido as coisas podem ficar fora de controle. Combine essas atividades com uma resolução para realizar uma revisão rápida e fácil de seus papéis, ferramentas de produtividade e status do computador algumas vezes por mês, para que você possa se manter organizado e impedir que as coisas atinjam níveis esmagadores de desorganização.