10 dicas para planejar uma incrível festa de férias da empresa

Eles nem sempre são os favoritos de todos, mas as festas de festas são um item básico para a maioria das empresas. Eles também são uma ótima oportunidade se planejar cuidadosamente. Se você teve a tarefa de planejar a festa de Natal anual de funcionários para sua empresa, seu objetivo deve ser aproveitar ao máximo seu evento especial, mantendo os custos administráveis. Ao avaliar cuidadosamente a melhor maneira de abordar e executar esta festa de férias, você pode criar uma experiência que não apenas aumenta o moral da empresa, mas também aumenta os níveis de satisfação e retenção dos funcionários em geral.

É importante começar com o básico-o que o tema, caso a festa tenha, onde deve ocorrer, quantas pessoas estão chegando, quando isso deve acontecer e que comida e bebida serão servidas durante a ocasião antes de passar para o planejamento especializado e execução de eventos.

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Pregue o básico para a sua festa de férias

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Obviamente, como qualquer outro evento ou projeto, você precisa criar um plano de projeto que identifique os detalhes do evento para a festa de férias de funcionários. Tema, local, tempo, data, contagem de convidados, seleções de alimentos e bebidas, decoração e agenda de eventos devem ser consideradas antes de começar a executar seu evento.

Toda boa festa precisa desses elementos essenciais para ter sucesso, mas nem tudo deve ser colocado em pedra antes de começar a bloquear os detalhes (como garantir um local, reservar um fornecedor ou planejar uma agenda).

Embora existam muitas maneiras de abordar essas decisões e escolhas sobre idéias de nível superior, como tema e tempo, geralmente caem nos executivos da empresa em vez do produtor de eventos, é melhor trabalhar com uma equipe para decidir quais detalhes são adequados para o seu específico empresa.

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Escolha o tempo mais eficaz para realizar seu evento

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A melhor hora para realizar uma festa de férias de funcionários é provavelmente durante a hora do almoço. Dados históricos da festa de férias de Battalia Winston mostra uma tendência crescente nessa direção, refletindo que quase metade dos eventos corporativos em 2013 ocorreu durante a hora do almoço.

Infelizmente, nem todos podem ter a oportunidade de participar do evento, porque alguém deve se afastar para atender as chamadas dos clientes e manter os negócios em movimento. Mas um evento de hora do almoço reduz os custos e reduz as obrigações sobre o tempo e os compromissos pessoais dos funcionários.

Se você decidir ir com um evento noturno, você terá que considerar qual noite é melhor. Embora alguns possam pensar que a sexta-feira é a melhor escolha, porque a maioria dos funcionários será inaugurada no fim de semana, também é o dia mais popular da semana em restaurantes e outros locais em outras palavras, o momento mais caro. Poucas organizações desejam considerar domingo à noite, então parece que a próxima melhor opção pode ser segunda à noite, pois geralmente é a noite mais lenta nos restaurantes.

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Considere hospedar uma festa no período de entressafra

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Em vez de inadimplente para a festa anual de Natal ou Ação de Graças, por que não considerar sediar um evento especificamente para apreciação dos funcionários, quando nada mais está entupindo o calendário do escritório?

O início de outubro e o final de janeiro são ótimos momentos para realizar uma festa de apreciação anual. Os locais fora do local estão mais disponíveis e você pode economizar dinheiro em despesas e pacotes de festas durante um evento de entressafra.

Uma desvantagem para criar uma festa anual de apreciação em vez de uma festa de Natal tradicional é que os funcionários podem não se lembrar dessa tradição com a mesma facilidade. Um pouco de hype extra pode ser necessário para garantir que as pessoas marquem em seus calendários.

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Escolha uma equipe para ajudar a executar o evento

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A qualidade da sua equipe de planejamento se correlacionará diretamente com o calibre do seu evento. É importante encontrar a equipe de tamanho certo e selecionar membros que são hábeis em fazer uma reunião memorável.

Um grupo menor de indivíduos provavelmente tornará o planejamento mais conveniente e econômico, mas muitas organizações envolvem um grande comitê de indivíduos, para que mais vozes dos funcionários sejam representadas no planejamento do evento. Como o planejamento do partido vai tirar um tempo das responsabilidades regulares do trabalho dos membros, provavelmente é melhor criar a menor equipe possível que ainda é representativa da sua empresa em geral.

Não importa o tamanho, você deve selecionar indivíduos para sua capacidade de influenciar positivamente outros funcionários. Uma consulta para a equipe de planejamento também pode ser usada como recompensa ou incentivo. O planejador de eventos da organização deve trabalhar com um líder capacitado em recursos humanos ou em marketing-somente autorizado a aprovar o plano para ajudar a conduzir essas decisões e escolher os melhores membros da equipe.

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Crie um menu de festa de férias econômico

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Quando se trata de escolher o que alimentar seus funcionários durante sua festa de festas, vários truques podem economizar dinheiro enquanto ainda oferecem uma excelente refeição. As refeições banhadas geralmente são mais econômicas que os buffets e permitem uma apresentação mais elegante do que fazer com que todos fiquem alinhados e sirvam a si mesmos.

Obviamente, seu cardápio precisa reforçar o tema do seu evento e você deve tentar escolher itens que incorporem as cores ou a marca do evento, mas isso não significa que você precisa alugar lençóis caros de férias e outras decoração.

Selecionar itens modestos ou frutas frescas para peças centrais, limitar o consumo de álcool e hospedar em um local que possui decorações de férias padrão e opções de preços de alimentos são excelentes maneiras de reduzir custos, ao mesmo tempo em que oferecem aos seus funcionários uma boa experiência.

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Decida os níveis de consumo de álcool e limites

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Há anos, as organizações limitam o álcool em festas de férias por várias razões pelas quais esse limite é uma das maneiras mais fáceis de controlar o orçamento e limita a distração da mensagem do evento.

Ainda assim, a maioria dos funcionários não quer frequentar uma festa da empresa que não apresenta alguma forma de bebida alcoólica. Por esse motivo, você deseja restringir sua seleção de bebida ou até criar coquetéis de assinatura baratos para reduzir custos e manter os níveis de intoxicação baixos.

Você também pode considerar limitar o menu apenas a vinho, fechar o bar mais cedo ou oferecer bebidas apenas durante a refeição para ajudar a reduzir ainda mais os custos e limitar o risco de os funcionários serem muito turbulentos em um evento da empresa. De qualquer forma, você deve definitivamente verificar sua apólice de seguro para garantir que esteja coberto se surgirem problemas do consumo de álcool.

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Lembre os funcionários da etiqueta adequada

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O melhor conselho para todos que frequentam uma festa de férias é garantir que você se lembre da etiqueta para chegar e fazer com que os outros se sintam confortáveis. Mas também é uma boa ideia estabelecer regras básicas específicas em um memorando em todo o escritório de antemão.

Erros de etiqueta a serem evitados na festa de festas incluem evitar o consumo excessivo, comer, reclamar, chegar muito cedo ou sair tarde demais, usar trajes inadequados e trazer convidados excessivos-todos os quais podem não apenas afetar as experiências de outras pessoas no evento, mas também a empresa custos.

Embora uma festa anual de férias da empresa seja destinada a reunir a equipe e diminuir as inibições ao redor do local de trabalho, lembre-se a seus convidados de que eles ainda representam a empresa, mesmo quando participam desse evento após o trabalho e, portanto, espera-se que se comportem de maneira adequada para o ambiente de trabalho.

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Considere configurar uma troca de presentes

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Em geral, muitas organizações incluem uma troca de presentes entre funcionários em suas festas de férias. No entanto, se a organização for maior, talvez seja melhor deixar isso no nível departamental, e não no evento de funcionários. Organizar em tal escala pode ser difícil, especialmente se você não estiver familiarizado com determinados departamentos e seus funcionários.

No entanto, se houver uma troca de presentes, é uma boa ideia para o anfitrião ou organizador colocar um limite financeiro nos presentes-talvez US $ 10 para evitar problemas estranhos associados ao preço do presente.

Além disso, configurar um "elefante branco" ou tipo semelhante de troca de presentes com tudo incluído, onde todos na empresa são convidados a participar de um nível individual, pode ajudar a prevenir pesadelos organizacionais, onde um hóspede não recebe um presente porque outro esqueceu de trazer um.

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Considere se a captação de recursos é adequada para o seu evento

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Alimentos, roupas e unidades de brinquedos fazem parte da cultura em muitas organizações, e algumas até incentivam as unidades de doação de dinheiro. Ainda assim, considere se sua parte de apreciação de funcionários em toda a empresa é o local certo para uma oportunidade de arrecadação de fundos.

Embora seja muito útil destacar uma causa específica para a festa de Natal, pode ser útil para a organização incentivar apenas presentes não monetários e doações em espécie que podem beneficiar a instituição de caridade que está sendo suportada. Dessa forma, todo mundo tem a opção de oferecer um presente com um valor que se encaixa em seus próprios orçamentos pessoais.

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Avalie os patrocínios do fornecedor para o seu evento

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Algumas pessoas podem pensar que obter patrocinadores de fornecedores é uma ótima maneira de compensar os custos de sua festa anual de férias; No entanto, os planejadores de eventos e seus clientes podem querer manter o foco no objetivo do partido de apreciar os funcionários, em vez de terceirizar os custos para patrocinar fornecedores.

Os funcionários geralmente sentem que o custo desses eventos especiais deve ser coberto pelo orçamento operacional de um empregador. Se a organização não puder se dar ao luxo de sediar um evento de apreciação para seus funcionários ou se não faz parte do plano de negócios por qualquer motivo, o empregador não deve procurar receita externa para cobrir o custo por meio de patrocínios.